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[Airtable] View 기능 활용

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Airtable

들어가며

■ 에어테이블 가입 추천 링크

저의 추천 링크로 가입하시면 에어테이블이 저에게 추천 Credit을 지급합니다.
가입하는 여러분의 입장에서는 원래 홈페이지에서 가입하는 것과 아무런 차이가 없습니다.
여러분도 가입하시면 계정 정보에 본인의 추천인 링크와 생성되어 있습니다. 그걸로 다른 분께 추천하시면 됩니다.

■ 본 자료에 나오는 에어테이블 파일 공유 링크

위 링크 들어가시면 제가 만들어놓은 에어테이블 Base에 접속됩니다. 해당 파일을 열어놓고 아래 내용을 읽어보시면 더욱 이해하기 편하실 겁니다.
위 링크에서 해당 Base는 복제도 가능하게 설정해뒀습니다. 자신의 워크스페이스에 복제해서 자신의 상황에 맞게 튜닝해서 사용하셔도 됩니다.

용어의 이해 : Base, Table, and View

■ Base

여러 데이터 테이블(표)의 집합체를 말합니다. 즉 하나의 Base에는 여러개의 표(Table이라고 부름)가 포함되어 있습니다.
여러 개의 탭을 포함하고 있는 하나의 엑셀 파일 전체를 말하는 개념입니다.

■ Table

하나의 데이터 테이블(표)을 말합니다. 여러 개의 행과 열로 구성되어 있으며, 여기서 행을 'Record'라고 부르고, 열을 'Field'라고 부릅니다.
하나의 엑셀 파일에 들어있는 각각의 탭에 해당하는 개념입니다.

■ View

특정 Table에서 내가 원하는 정보만 볼 수 있도록 선택해서 만든 새로운 ‘보기’ 창을 말합니다.
내가 추려서 보고 싶은 데이터만 선택할 수 있고, 어떤 형태로 보고싶은지도 선택할 수 있습니다.

View의 종류

■ 다양한 형태의 View 지원

엑셀(스프레드시트)처럼 표 형식으로 보는 Grid View 외에도 Calendar View, Gallery View, Form View 등을 제공합니다.

■ Grid View

특정 조건에 해당하는 값만 추출해서 표 형식으로 생성한 View 입니다.
전체 Record(행을 차지하는 데이터 한 줄) 중에서 특정 Field(열)의 값이 특정 값, 특정 범위, 특정 조건인 Record만 선택적으로 보여줄 수 있습니다.
아래 예시에서는 '계산서 발행 완료'라는 Field가 check-box가 형식인데 이 Field가 unchecked(체크 표시 안 한 것)인것만 나타내는 View를 새로 만들었습니다.
전체 Record가 보여지는 기존의 Grid View는 그대로 유지가 되고, 특정 조건을 Filter로 설정한 새로운 Grid View가 만들어집니다.
이런 식으로 data를 보여주고 싶은 대상에 맞는 특정 data만 추려서 보여주는 View를 아주 많이 만들 수 있습니다. (Table당 1천개까지 View 만들 수 있음)

■ Calendar View

날짜를 선택하는 형식으로 입력된 Field 값이 있을 경우에는, 이 날짜대로 달력에 뿌려서 보여주는 View를 만들 수 있습니다.
날짜가 표시된 달력이 만들어지고, 날짜 Field 값대로 달력의 해당 위치에 data가 표시됩니다. 해당 Record의 어느 Field 값들을 보여줄 것인지를 개별적으로 선택 가능합니다.
아래 예시에서는 프로젝트명과 계약금액 총액만 표시를 해줬고, 프로젝트명은 진하게(Bold) 서식을 적용했습니다.

■ Gallery View

Record의 Field 중에 이미지 파일을 첨부하는 Field가 있을 경우에는 그 이미지들을 갤러리 형식으로 볼 수 있습니다.
Record 전체를 다 보여줄 수도 있고, Filter를 걸어서 특정 조건에 부합하는 Record들만 선택적으로 갤러리로 보여줄 수도 있습니다.
예를 들어 Table에서 "갤러리에 표시 여부" Field를 추가하며 Checkbox 형식으로 지정하고, 이 checkbox에 check가 된 Record만 갤러리에 보여지도록 설정할 수 있습니다.
갤러리 화면에서 Record의 이미지 외에도 다른 어떤 Field를 표시할 것인지 선택할 수 있습니다. 아래 예시에서는 사업자등록증 이미지를 갤러리로 보여주면서 다른 Field인 '사업자등록번호'를 표시하도록 구성했습니다.

■ Form View

여러 사람과 Airtable 데이터베이스를 공유해서 사용할 때, 모든 사람이 Airtable을 알아야만 하는 것은 아닙니다. 관리자만 Airtable을 쓸 줄 알면 나머지 사용자는 Form이나 웹사이트 형식으로 사용하도록 구성할 수 있습니다.
이렇게 하면 Airtable의 진짜 data에 대한 접속권한을 공유하지 않고도, 외부 직원 또는 파트너들로부터 정보를 입력 받는 기능을 구현할 수 있습니다.
특정 Table에 데이터를 입력하기 위한 Form을 만들 수 있습니다. Table의 Field 값 설정에 따라 자동으로 Form Field가 만들어져서 편리합니다. 날짜, 숫자, 통화, 짧은 글, 긴 글, 시간 등의 data 형식 지정도 그대로 유지되고, 심지어 Link to another record 선택해야 하는 부분도 그대로 유지됩니다.

View를 활용한 업무효율화

이런 View의 기능들을 활용하면 다양한 형태로 업무를 효율화할 수 있습니다. 몇가지 사례를 살펴보겠습니다.

■ 회사 내 부서별 접속권한 관리

전체 data를 전원에게 공유하는 것이 아니라, 권한이 있는 범위까지만 data를 공유해주는 것이 쉽습니다.
특정 부서가 열람할 권한이 있는 Record들만 Filter 되도록 View를 만들고 해당 팀에 공유를 해 줍니다. 해당 View를 공유받은 사람은 전체 Grid View를 볼 수는 없고 자신이 공유 받은 View만 볼 수 있습니다.
관리자(CEO, COO 등)는 모든 정보를 볼 수 있습니다. 특정 View가 아니라 해당 Base 전체를 공유하면 됩니다.

■ 개인별 프로젝트 관리

프로젝트별로 프로젝트 책임자를 지정해뒀습니다. 해당 책임자를 Filter 걸어서 보여주는 View를 만들고 해당 개인에게만 공유해주면 자기가 배정된 프로젝트 정보만 볼 수 있게 됩니다. 옆 동료의 프로젝트 정보를 볼 수 없게 해야 하는 업종에서 활용됩니다.
아래 예시에서는 이렇게 설정했습니다 : Grid View > Filtered by 우리직원 > 우리직원 is exactly [버프]
'우리직원'이라는 Field에 '버프'라는 사람이 배정되어 있는 Record만 해당 View([버프]의 프로젝트 list)에 보여집니다.

■ 팀별 프로젝트 관리

개인 뿐만 아니라 팀 단위로도 할 수 있습니다.
Filter에서 팀원을 Multi로 지정할 수 있습니다. 컨설팅팀에 속한 [버프] or [스댕]을 지정해 보겠습니다.
이렇게 설정합니다 : Grid View > Filtered by 우리직원 > 우리직원 is exactly [버프] or 우리직원 is exactly [스댕]
Where 이라는 조건 입력 창에서 여러 개의 조건을 설정할 수 있으며 and 관계, or 관계를 지정할 수 있습니다.

■ 업무 활동 이력 관리

영업팀, 텔레마케팅팀 등 고객 컨택이 많은 팀으로부터 영업 및 고객상담 이력을 입력받아 체계적으로 기록하고 관리할 수 있습니다.
이를 위해 모든 영업사원, TM사원이 Airtable을 공부할 필요는 없습니다.
현장 직원들은 Airtable이 제공하는 Form을 이용하여 영업전화, 고객 방문상담 등의 내용을 입력하기만 하면 됩니다.
Form을 통해 입력된 정보는 Table에 기록되어 쌓이게 되고, 언제든지 필요한 사람이 열람할 수 있도록 구성할 수 있습니다.
Form을 만들면 해당 Table의 Field 속성(글자, 숫자, 날짜, URL, 첨부파일, 전화번호 등)이 자동으로 적용되어 편리합니다.(입력 실수를 방지함)
예를 들어 특정 Field의 속성이 date(날짜)라면 Form에서도 '달력에서 선택하는 방식'으로 입력하게 됩니다.
예를 들어 Field 속성이 Link to another record(다른 테이블의 field 선택하는 방식)였다면 그것도 그대로 적용되어서 해당 링크 중에 선택하도록 팝업이 뜹니다.
이렇게 기록되고 누적된 업무 이력은 상급자에 의한 관리와 영업 히스토리 파악에 큰 힘이 됩니다.
어느 영업 방법이 가장 계약율이 높은지, 하나의 계약 성사를 위해 평균 몇 번의 영업 컨택이 필요했는지, 어느 영업 사원이 가장 많은 컨택 노력을 했는지 등등 축적된 data로부터 아주 많은 시사점을 도출할 수 있습니다.

■ 업무 관리 홈페이지 만들기

웹페이지 빌더 Softr(소프터)는 Airtable > Base > Table > View를 그대로 홈페이지에서 보여줄 수 있습니다.
특정 팀별, 담당자별, 경영진별로 데이터베이스 또는 프로젝트 현황을 구분하여 보여줄 수 있습니다.