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[Airtable] 업무 요청 자동화

카테고리
Airtable

들어가며

■ 에어테이블 가입 추천 링크

저의 추천 링크로 가입하시면 에어테이블이 저에게 추천 Credit을 지급합니다.
가입하는 여러분의 입장에서는 원래 홈페이지에서 가입하는 것과 아무런 차이가 없습니다.
여러분도 가입하시면 계정 정보에 본인의 추천인 링크와 생성되어 있습니다. 그걸로 다른 분께 추천하시면 됩니다.

■ 본 자료에 나오는 에어테이블 파일 공유 링크

위 링크 들어가시면 제가 만들어놓은 에어테이블 Base에 접속됩니다. 해당 파일을 열어놓고 아래 내용을 읽어보시면 더욱 이해하기 편하실 겁니다.
위 링크에서 해당 Base는 복제도 가능하게 설정해뒀습니다. 자신의 워크스페이스에 복제해서 자신의 상황에 맞게 튜닝해서 사용하셔도 됩니다.

문제 인식

우리 회사 멤버들 모두 각자 자기 일을 열심히 하고 있지만, 때로는 뭔가 뒤죽박죽인 느낌이 들 때가 있습니다. 누군가가 더 많은 일을 처리할수록 옆 사람 업무에 더 많은 간섭과 방해가 발생하기도 합니다.
때로는 서로의 업무를 확인… 재확인… 계속 반복해야 합니다. 대부분의 업무는 주고받으며 진행되니까요.
세금계산서 날려주세요, 언제까지 날려요?, 사업자등록증 받아오셔야 해요, 공급일자 언제로 하기로 하셨나요?, 계산서 발행 하셨나요?, 요청 받은거 같은데 그 이메일이 어디 있더라… 일을 주고 받는 과정에서 중복도 누락도 혼선도 많이 발생합니다.
이것을 최소화 하기 위해서, 일정한 패턴으로 진행되는 일은 자동화 하기 위해서 오늘도 에어테이블을 활용했습니다.

자동화 범위

고객 & 고객 담당 컨설턴트 & 내부 관리자, 이 3자 사이의 커뮤니케이션이 복잡하고 중복과 누락이 많습니다.
이 소통의 과정을 효율화 하기 위해 Airtable의 Table과 Form을 활용하였습니다. 업무 요청, 소통, 결과 확인, 기록 저장을 자동화 해보겠습니다.
업무 예시로 '전자세금계산서 발급' 관련 업무 흐름을 만들었습니다만, 부서간 / 담당자간 소통이 필요한 여러 업무에 그대로 적용 가능합니다.

자동화 결과물 (미리보기)

다 만들어진 자동화 결과물을 먼저 한번 살펴 보겠습니다.
세금계산서 요청이 누적으로 기록되는 Table이 만들어집니다. 모든 요청은 이곳에 기록이 되고, 관리 담당자가 업무 완료 여부를 업데이트 할 수 있으며, 처리 현황을 모두에게 게시할 수 있습니다.
세금계산서 발행을 요청하는 Form을 만들었습니다. 요청자가 Form의 Field들을 모두 채우는 과정에서 스스로 어떤 정보들을 확보해야 하는지를 알 수 있습니다. 재무팀에 불완전 정보를 전달하고, 재무팀한테 추가 요청 받고, 보완해서 다시 제출하는 그 비효율의 굴레를 끊고 싶었습니다.
업무 요청이 접수되면 재무담당자에게 자동으로 이메일이 발송됩니다.
재무 담당자가 계산서 발행을 완료하고 Table에서 완료 check를 하면 최초 요청자에게 '업무 완료되었다'고 자동으로 이메일을 발송합니다.

To-Be 모습과 기대 효과

Airtable을 활용하여 달라진 업무 흐름과 각 단계별 업무효율화 기대효과입니다.

계산서 업무 요청 Table 만들기

 세금계산서에 필요한 Field 정의

전자세금계산서 발급에 필요한 모든 정보를 Field로 정의하고 속성을 지정합니다. 홈텍스에서 전자세금계산서를 발급하려면 사업자등록증(사업자등록번호, 대표자, 사업장 주소, 업태, 종목), 계산서 받을 담당자 이메일 주소, 작성일자, 공급일자, 공급내역, 공급가액, 세액 정보가 필요합니다. 이걸 각각 Table에서 Field로 만들고 형식(금액, 이메일, 글자, 첨부파일 등)도 지정합니다.

■ 내부 업무 처리에 필요한 추가 Field 정의

'라벨링' Field : 어느 프로젝트에 해당하는 계산서인지 파악하기 쉽도록 이름을 만들어줍니다. 이메일 발신할 때 제목으로도 씁니다.
Field 형식 중에 'Formula'를 선택해서 여러 Field 이름을 합쳐서 만듭니다. 글자 입력 창에 중괄호( { ) 기호를 누르면 다른 Field 이름을 선택할 수 있는 창이 뜹니다.
내부 업무 처리를 위한 Field를 더 추가합니다 : 요청일시, 요청자, 특이사항 Field 추가했습니다.
'처리 완료' Field 추가 : 재무담당자가 처리 결과를 업데이트 하기 위한 Field 입니다. 여기에 check 되면 발행 완료된 업무인거고, 여기가 uncheck 상태면 발행 해야되는 업무인겁니다.

업무관리 View, Form 만들기

■ 업무 처리 결과 확인용 View 만들기

전체 요청을 포함하는 Grid View는 놔두고, 별도로 Grid View 2개를 추가합니다.
첫번째는 "발행 완료" View : '발행완료 여부' Field가 check인 Record만 Filter해서 보여줌
두번째는 "발행 예정" View : '발행완료 여부' Field가 uncheck인 Record만 Filter해서 보여줌

■ Form View 만들기

별도의 제3자 Form 전문 SaaS를 쓸수도 있지만, Airtable은 자체 기능으로도 Form을 제공합니다.
View 추가하기에서 Form View를 추가하면 기존 Table의 Field 값들이 자동으로 모두 반영된 Form이 만들어집니다.
개별 Field 마다 required 설정, 특정 조건에서만 Form field 보이기 설정이 가능합니다.
우측 상단의 Share를 누르고, View 공유 활성화 시키고 접속 URL 링크를 클릭하여 복사합니다. 이 링크를 회사에 공지하면 우리 직원들 모두가 간편하게 '세금계산서 요청 Form'으로 바로 접속할 수 있습니다.
따라서 고객 담당 직원들은 Airtable을 몰라도 상관없습니다. 링크만 저장하고 필요할때마다 Form으로 업무 요청을 보내기만 하면 됩니다. 재무담당자만 Airtable을 다루면 됩니다.

업무관리 이메일 자동화

■ 업무 흐름 자동화

Airtable은 자체 자동화 기능도 훌륭함 (재피어 없이도 상당 부분 자동화가 가능합니다)
Airtable 내에서의 Record 생성, 업데이트를 Trigger 삼아서 Action을 자동화할 수 있습니다.
Airtable 외부의 다른 App에서의 Event 발생을 Trigger 삼아서 Action을 자동화할 수도 있습니다.

■ Form 등록 시 정보 공유 자동화 설정

Trigger : ‘When a form is submitted’ 선택
Action : Slack 채널에 알림 톡 발송 & 재무 담당자에게 이메일 발송

■ Form 등록 시 Slack 메시지, Email 자동화

Slack 채널 메시지, Email 메시지 발송 설정
메시지 작성 시 text와 Airtable Field 값 섞어서 구성 가능함

■ Form 등록 시 Slack 채널에 작성된 자동 메시지와 이메일 메시지 example

Form에 테스트 데이터를 입력하고 잘 작동하는지 확인해 봅니다
Slack에 ‘#전자세금계산서 발행’ 채널을 만들어뒀는데 그곳에 아래와 같은 메시지가 잘 입력이 되었습니다. 채널에 메시지 올릴 때 작성자 이름도 설정해 줄 수 있습니다. 저는 ‘계산서 봇’이라고 해뒀습니다.
Email 보내기 ‘Generate a preview’ 눌러보면 테스트 결과가 뜹니다. 메일 수신인이 적합하게 지정되었으면 아래 우측과 같은 결과가 잘 나옵니다. 수신인, 제목, 본문이 설정한대로 되었는지 확인합니다.

■ 메일 수신인 제한 관련

메일 수신인은 우리가 만든 Base의 Collaborators만 지정할 수 있습니다.
Base에 등록된 공동작업자(Collaborators) 말고 다른 외부 이메일은 지정이 불가합니다.
멤버가 소규모라면 Base에 모두 공동작업자로 등록하세요. 만약 멤버들에게 Base 접근권한을 줄 수 없다면 Airtable 유료 구독을 고려해 보세요.

계산서 업무 완료 시 정보 공유 자동화

■ 계산서 업무 완료 시 lack 메시지, Email 자동화

Trigger : ‘When a record enters a view’ 선택
계산서 발행 완료 후 재무담당자가 ‘발행 완료’ Field에 check
해당 Record가 ‘발행 완료 View’에 표시됨 à Trigger 작동함
Action : Slack 채널에 알림 톡 발송 & 재무 담당자에게 이메일 발송

■ 계산서 업무 완료 시 Slack 채널에 작성된 자동 메시지와 이메일 메시지 example