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[Airtable] 프로젝트 관리 시스템 만들기

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Airtable

들어가며

■ 에어테이블 가입 추천 링크

저의 추천 링크로 가입하시면 에어테이블이 저에게 추천 Credit을 지급합니다.
가입하는 여러분의 입장에서는 원래 홈페이지에서 가입하는 것과 아무런 차이가 없습니다.
여러분도 가입하시면 계정 정보에 본인의 추천인 링크와 생성되어 있습니다. 그걸로 다른 분께 추천하시면 됩니다.

■ 본 자료에 나오는 에어테이블 파일 공유 링크

위 링크 들어가시면 제가 만들어놓은 에어테이블 Base에 접속됩니다. 해당 파일을 열어놓고 아래 내용을 읽어보시면 더욱 이해하기 편하실 겁니다.
위 링크에서 해당 Base는 복제도 가능하게 설정해뒀습니다. 자신의 워크스페이스에 복제해서 자신의 상황에 맞게 튜닝해서 사용하셔도 됩니다.

프로젝트 관리 시스템을 만든 이유

회사에서 돌아가는 프로젝트를 관리할 수 있는 시스템(이라고 하기엔 너무 거창하고, 사실은 간단한 '표'입니다)을 Airtable이라는 노코드 툴을 이용해서 만들어 보았습니다.
우리 회사는 1년에 50개 정도의 컨설팅 프로젝트가 돌아갑니다. 관리 시스템이 없으면 헷갈리고 실수하고 혼란스럽습니다.
직원이 5명 밖에 안 돼서 거창한 시스템까지는 필요 없습니다. 간단하면서도 실속 있는 관리가 되면 좋겠다고 생각했습니다.
프로젝트 상황 업데이트 그것 자체도 엑셀처럼 쉽고 간단했으면 좋겠어요. 기존에 엑셀에다가 표 형식으로 만들어서 관리했습니다만, 거기에 정보 입력하기도 힘들었고, 한번 꼬이면 되돌리기도 너무 어려웠습니다.
사실 예전에 2천만원 투자해서 ERP 시스템도 만들어 놨는데 아무도 안 쓰고 있습니다. 정보 입력하는게 더 힘들었고 너무 복잡하니까 점점 안 쓰게 되더라고요.

프로젝트 관리의 중요성

1) 상황 파악

회사 업무가 뭐가 어떻게 돌아가고 있는건지 파악하는데 도움이 됩니다
뭐는 끝났고 뭐는 진행중인건지를 한눈에 알 수 있습니다
적시 적소에 인력을 투입하고 활용할 수 있게 됩니다

2) 협업 지원

나는 누구랑 같이 뭘 하면 되는건지 개개인들이 이해합니다
내가 누구를 도와야 하는지, 누가 나를 도와줄 수 있을지를 파악합니다
조직 내 소통과 협업이 강화됩니다

3) 실수 방지

예산 초과나 일정 지연이 실제로 발생하기 이전에 미리 눈치 챌 수 있습니다
실행 못 할만큼 무리한 계획, 감당 못 할 무리한 계획 세우지 않도록 예방합니다
알면 대비할 수 있지만, 모르다가 터지면 대형사고가 됩니다

4) 전문성. 더 복잡한 프로젝트도 문제없이.

프로젝트관리 전문가 자격증도 있습니다. 그만큼 나름 중요하고 전문적인 지식입니다
이렇게 실무에서 관리하며 경험을 쌓으면 나중에는 더 복잡한 프로젝트로 동료들끼리 이해하고 협업하며 잘 헤쳐나갈 수 있습니다
뽀대가 납니다, 말로 때우는 것보다 프로젝트 현황판 보면서 얘기하면 왠지 전문가 같고 뿌듯합니다.
어떤 회사는 PMP(프로젝트관리전문가) 자격증이 있으면 자격증 수당을 주기도 합니다(건설업계, IT업계, 발전업계 일부 기업)
그리고 저도 이 PMP 자격증 있습니다 (TMI ㅎㅎㅎ)

어차피 우리가 하는 일이 싹 다 프로젝트입니다

프로젝트는 3가지 특징이 있습니다.

1) 시작과 끝 : 분명하게 정해진 기간이 있음, 이 시간 안에 일을 끝내야 함
2) 유니크한 산출물 : 분명한 달성 목표가 있음, 모두가 힘을 합쳐서 달성해야 함
3) 불확실성 : 어차피 모든 것은 계획일 뿐인채로 시작함, 막상 하다보면 점점 구체화됨
건물을 짓고, IT 프로그램을 개발하고, 이사를 하고, 인테리어를 하는 것도 모두 다 프로젝트입니다. 분명한 시작과 끝 기간을 정해놓고, 건물이나 프로그램 하나를 완성한다는 분명하고 유니크한 목표를 가지고 출발합니다. 그리고 처음에 이 모든 것은 계획을 뿐이며 우리는 여전히 모르는 것 투성인채로 출발합니다.

Airtable을 선택한 이유

일단 무료입니다.
엑셀처럼 생겨서 인터페이스가 이미 익숙합니다. 값을 입력하고 함수도 걸고, 특정 값을 찾아서 불러오기도 하고 전반적으로 엑셀이랑 느낌이 비슷해서 편안합니다.
하지만 엑셀보다 '자동화'에 훨씬 강합니다. 수많은 다른 노코드 도구들과 통합/연동이 되기 때문에 일단 배워두면 두고두고 여러 업무자동화나 사업개발에서 써먹을 수 있습니다.
관계형 데이터베이스라는 확실한 장점이 더 있습니다.

Airtable 시작하기

인터페이스

엑셀처럼 생겨서 우리에게 이미 익숙한 형식으로 이렇게 생겼습니다.

관계형 데이터베이스라는 특징

엑셀처럼 모든 것이 다 우리가 입력한 값은 아닙니다. 우리가 입력한 값들끼리 '관계'를 걸어줄 수 있습니다. 그래서 관계형 데이터베이스라고 불립니다.
프로젝트, 고객사, 우리직원, 협력업체, 세금계산서내역, 입금내역 이렇게 쭈욱 적힌 것들을 '테이블'이라고 부릅니다. 엑셀에서의 '탭'과 같습니다.

Airtable 만들기 - ‘고객사’ 테이블

'고객사' 정보부터 만들어 봅니다. record(행렬에서 행에 해당하는 부분)나 field(행렬에서 열에 해당하는 부분)는 필요한 만큼 만들면 되고, 나중에 언제든지 추가 가능합니다.
고객사명, 사업자등록번호, 담당자 정보 등을 field에 넣어줬습니다. 사업자등록증, 통장사본, 계약서 등 파일첨부도 가능합니다.

Airtable 만들기 - '우리직원' 테이블, '협력업체' 테이블

'우리직원' 정보와 '협력업체' 정보도 비슷하게 만들어줍니다.
여기서 각 field에 들어 갈 수 있는 형식이 다양합니다. 그리고 field마다 형식을 지정하는데, 입력된 값이 이 형식에 틀리면 입력이 아예 안 돼서 실수를 방지해 줍니다.

Airtable 만들기 - '세금계산서 내역' 테이블

‘세금계산서 내역’ 테이블에서 field 형식을 홈텍스 세금계산서 내역과 일치시킵니다. 그 다음에 홈텍스 세금계산서 내역을 다운로드해서 그대로 값들을 붙여넣기합니다. 엑셀처럼 콘트롤 C V 하면 됩니다. Field 형식을 ‘date’로 하면 달력에서 날짜 선택도 가능합니다.
‘세금계산서 내역’ 테이블에서 우측에 열을 추가하고, Link to another record를 선택합니다. 그러면 우리가 직접 값을 입력하는 것이 아니라, 다른 테이블(엑셀의 탭 같은 것)에서 값을 선택해서 불러올 수 있습니다. (이걸 '관계'를 형성한다고 합니다). 저는 ‘프로젝트’를 선택해서 불러왔습니다.

Airtable 만들기 - '입금내역' 테이블

‘입금내역’ 테이블에서 field 형식을 인터넷뱅킹 입출금내역 일치시키고, 인터넷뱅킹 입출금내역 다운로드해서 그대로 붙여넣기 합니다. ‘입금내역’ 테이블에서 우측에 열을 추가하고 Link to another record 선택해서 ‘프로젝트’ 선택합니다.

Airtable 만들기 - '프로젝트' 테이블

‘프로젝트’ 테이블에다가 올해에 회사에서 진행하고 있는 프로젝트 정보들을 작성합니다.
이 프로젝트 정보에서 고객사, 우리직원, 협력업체는 직접 값을 입력하는 것이 아니라, 다른 테이블에서 선택해서(link to another record) 관계를 걸고 불러옵니다. 이 부분이 엑셀과 가장 다른 점이며 엑셀보다 뛰어난 점입니다.
엑셀에서도 참조를 해서 다른 셀 값을 가져올 수 있습니다만, 엑셀은 딱 한칸의 정보만 가져옵니다. 에어테이블은 한칸이 아니라 한줄의 정보를 다 가져옵니다. (하지만 우리 눈에는 한칸의 정보만 가져온 것처럼 보입니다. 그 한칸을 눌러보면 한줄의 정보가 다 나옵니다)

Airtable 만들기 - '세금계산서 내역' 테이블

‘세금계산서 내역’ 테이블에서 ‘해당 프로젝트’ field에서 프로젝트 선택합니다.
‘입금내역’ 테이블에서 ‘해당 프로젝트’ field에서 프로젝트 선택합니다.

Airtable 만들기 - '프로젝트' 테이블 재확인

‘프로젝트’ 테이블에 ‘세금계산서 내역’, ‘입금내역’이 추가되어 있습니다. 에어테이블 한쪽에서 다른 데이터를 불러와서 관계를 형성시키면, 불려 온 그 반대쪽에도 자동으로 관계가 만들어져 있습니다. 관계는 항상 상대적인거잖아요? 니가 나의 친구라면, 나도 너의 친구인거죠 ^^
Add lookup fields 눌러서 옆 field에 다른 값들도 함께 표시할 수 있습니다. 여기서는 계산서 금액, 입금 금액 숫자를 lookup field로 가져왔습니다.

Airtable 자동화 (Automation)

Airtable에는 엑셀보다 더 강력한 자동화가 있습니다.

엑셀에서 매크로나 VBA 돌려야 나올법한 자동화를 에어테이블은 간단한 클릭으로 가능합니다.
Data 옆에 있는 Automations를 누릅니다. 자동화는 Trigger(조건)와 Action(자동 실행)을 입력해주면 됩니다.

Trigger : record(행)가 update 되었을 때를 선택

조건 : 관계를 통해 불러온 세금계산서 금액이 내가 입력한 계약금액과 같아졌을 때
Action : 자동으로 세금계산서 발행완료 부분에 check 표시를 해놔라
수금 부분도 비슷하게 자동화를 걸어줍니다. 이렇게 해두면 Record가 update 될 때마다 계산서발행완료, 수금완료 부분은 자동으로 실행되고 check 됩니다.

에어테이블의 또 하나의 강력함, 다양한 View 기능

Airtabledp wprhd은 관계형 데이터베이스를 활용한 다양하고 보기 편한 View를 제공합니다.
‘우리직원’ 테이블에 가보면 '버프'에게 프로젝트 2건이 배정되어 있다고 나옵니다. 우리가 ‘프로젝트’ 테이블에서 2번이나 '버프'를 골랐기 때문에 우리직원 테이블에서 ‘버프’에게도 프로젝트가 자동으로 연결되어 있습니다. 이것이 바로 관계형 데이터베이스의 장점이자 힘 !!!
누가 바쁜지, 누가 노는지, 티가 납니다.

Airtable로 프로젝트 관리하기

프로젝트 현황 관리

‘프로젝트’ 테이블에서는 프로젝트 현황 관리를 하면 됩니다. 계산서 여부, 수금 여부, 직원과 협력업체 투입 현황이 한 눈에 보입니다.

인적자원 관리

‘우리직원’ 테이블에서 인적자원 관리를 하면 됩니다. 누가 바쁜지 한가한지 한 눈에 보입니다.

자금 관리

‘입금내역’ 테이블에서 자금 관리 하면 됩니다. 수금 여부, 비용지출 항목 구분도 편리합니다.