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오늘도 이만큼 업무자동화 했습니다

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오늘의 업무자동화

오늘도 소소하게 업무자동화를 실천하였습니다. 사례를 공유합니다.
이번 글은 "워드프레스"를 활용하여 업무를 자동화 한 이야기입니다. 워드프레스를 사용하지 않으시는 분들은 자세한 이해는 힘드시겠지만, 귀찮지만 꼭 해야하는 업무를 간소화하고 자동화해나간 흐름을 중심으로 읽어보시면 되겠습니다.
자~ 그럼 시작합니다.
저희 회사에서 동영상 강의 플랫폼을 하나 운영하고 있습니다.

국제트리즈협회 한국교육센터 - 국제공인 트리즈 전문가 인증과정

기존의 업무 프로세스

위 강의 플랫폼은 워드프레스로 만들었습니다. 개발자 없이, 개발자 외주도 없이, 저를 포함한 컨설턴트들이 직접 공부해가며 만들었습니다. 누구나 할 수 있습니다.
워드프레스도 코딩 없이 웹페이지 만들고 수많은 기능들을 갖다붙힐 수 있는 노코드 툴입니다. 동영상 강의도 올릴 수 있고, 결제 기능도 붙일 수 있고, 예쁜 페이지 템플릿들도 많습니다. 회원가입과 관리, 자동 이메일 전송, 문의 form 만들기 이런거 다 됩니다.
잘~ 돌아가고 있던 플랫폼에 문제가 생겼습니다. 정확하게 말하자면 시스템에 문제가 생긴게 아니라 사람에게 문제가 생겼습니다. 바로 이걸 전담으로 관리하던 멤버가 다른 일을 하게 되었습니다.
이제 이 시스템은 누가 운영할 것인가? 라는 위기의 상황에서, 우리는 다른 사람이 인수인계 받기 전에 최대한 간소화와 자동화부터 하기로 했습니다.

간소화

꼭 필요한 프로세스인지 zero-base로 다시 한번 생각해보고, 그렇지 않다면 과감하게 생략한다.
꼭 담당자가 처리해야 하는 일인지 다시 한번 생각해보고, 그렇지 않다면 고객이 스스로 처리할 수 있도록 방법을 제공한다.
다른 방법이 진짜로 없는건지 다시 한번 생각해보고, 더 쉬운 방법이 있다면 그것으로 대체한다.

자동화

절대 간소화가 불가능하다면 최대한 자동화를 한다
기존의 플랫폼에서 제공하는 기능들을 최대한 살려서 자동화를 구현한다
기존의 플랫폼에서 기능에 제공되지 않는다면 해당 기능을 할 수 있는 새로운 자동화 도구를 도입한다
이 접근들은 위에서부터 시도해야 합니다. 간소화부터 하고 그것이 불가능 하다면 자동화 하는겁니다. 불필요한 절차를 자동화 하는 것은 사실은 아무 도움도 안 됩니다.
자동화를 하더라도 너무 복잡해지면 안됩니다. 그것은 결국 유지보수의 어려움으로 이어지고, 업무처리는 자동화 해놓고 디버깅 하고 오류 대응 하느라 더 많은 시간을 낭비하게 될 수도 있습니다.

최근에 간소화 & 자동화 한 것들

1) 종이 교재를 없애고 PDF 교재 제공

지난 2년간 교육 신청자에게 종이책 교재를 보내드렸습니다. 수량이 적으면 사무실에서 출력해서 셀프 제본을 했고, 수량이 많으면 인쇄소에 맡겼습니다. 그리고 교육생분들 주소를 라벨 프린터 하고 봉투에 붙이고 교재 1권씩 넣어서 우체국에서 보냈습니다.
이걸 없애버리고 교재를 PDF 파일로 제공하기로 했습니다. 교육생분들도 교육 신청을 하자마자 바로 교재를 받을 수 있어서 좋고, 컴터에 보관하기도 편하고 열람하기도 편하다고 좋아하십니다. 그간에 Confidential을 생각해서 종이책을 유지한 면도 있지만, 그저 해오던대로 계속 유지한 관성이 아니었나 하는 생각도 듭니다.
처음에는 교육 신청을 받으면 신청자 정보를 확인해서 직접 이메일로 환영 인사 보내드리며 교재 파일을 첨부드렸습니다. 근데 하루종일 강의하고 있는데 중간에 교육신청 이메일 오고 이러면 신경쓰이고 그랬습니다. 그래서 이거도 자동화 하기로 했습니다.
찾고자 하면 길이 보이나 봅니다. 동영상 강의를 올리는 메뉴에 첨부파일도 가능하다는 것을 찾았습니다. 그래서 동영상 강의 첫 과목에 교재 다운로드 링크를 삽입했습니다. 그리고 교육 신청 접수완료 이메일을 보낼 때 공지사항에 교재 다운로드 안내도 넣었습니다.

2) 교육 안내 메일 자동화

기존에도 교육 신청 결제가 완료되면 자동으로 이메일이 왔습니다. 여기서 교육생분의 이메일 주소를 확인하고, 이메일 발신을 해서 교육 관련 기본 안내를 드렸습니다.
열심히 찾아보니 워드프레스에서 결제 기능을 담당하는 우커머스 설정에 자동 이메일 기능이 있습니다. 각 상황마다 주문, 결제 관련된 안내가 발송되는 이메일입니다.
'주문 완료' 시 자동 발송되는 이메일 부분을 활용해서 교육 시작 안내와 교재 다운로드 위치 안내를 넣었습니다.
3) 수료증 출력 자동화
회사 지원 비용으로 교육 들으시는 분들은 경비처리를 위해 수료증이 필요한 경우가 많습니다. 예전에는 이메일로 신청을 받으면 별도 데이터베이스에서 이름과 교육기간을 찾아보고, 그 정보를 파워포인트 수료증 양식에 넣어서 만들었습니다.
워드프레스에 있는 '수료증 만들기' 기능을 열심히 공부해서 수료증도 만들었습니다. 파워포인트 템플릿 만드는 것과 비슷합니다. 오히려 더 편합니다. 배경으로 깔 수 있는 멋진 그림들도 많이 제공이 됩니다. 그 중 하나 골라서 배경으로 깔고, 그 위에 이름 들어갈 자리, 교육기간 들어갈 자리를 지정해주면 됩니다.

4) 교육 플랫폼 그 자체가 곧 자동화

사실 이 워드프레스 플랫폼 존재가 자동화 그 자체입니다. 그 전에는 구글 드라이브에 동영상을 모두 올렸고, 구글 클라스룸을 이용해서 커리큘럼을 구성했습니다.(레벨1 과정에 동영상 23개를 묶어서 배정하고, 레벨2 과정에 몇십개 배정하고 이런 식으로)
이렇게 할 때는 결제도 따로 받았습니다. 망고페이 써서 결제 링크 보내드리면 고객님들이 망고페이 앱 깔고 결제하셨습니다. 망고페이 깔기 싫다는 분, 네이버페이는 왜 안되냐는 분 등등 많았습니다.
그 고생을 했는데도 문제는 많았습니다. 구글 클래스룸은 교육생분이 동영상을 다 들었는지 아닌지 알 수가 없어서 출석율로 수료 체크하기 어려웠습니다. 인증시험도 별도로 구글폼에서 했습니다.
두달간 열심히 워드프레스 공부했습니다. 워드프레스는 동영상 강의 플랫폼도 구축이 되고, 회원관리도 되고, 결제까지 다 됩니다. '플러그인' 이라는 추가 프로그램들을 더 깔아서 기능을 추가합니다.
워드프레스의 수많은 플러그인들, 각자 자기 역할을 잘 해줍니다

간소화 및 자동화된 프로세스

사용자가 교육 사이트에 방문해서 읽어보고 교육을 고른다 (by 워드프레스 홈페이지 템플릿)
사용자가 교육을 신청하고 카드 결제를 한다 (by 워드프레스 우커머스 결제 기능)
사용자가 이메일로 교육 안내를 받는다 (by 워드프레스 우커머스 이메일 기능)
사용자가 강의 화면에 접속해서 교재를 다운받는다 (by 워드프레스 튜터LMS)
사용자가 강의를 듣고 시험을 친다 (by 워드프레스 튜터LMS)
사용자가 수료증을 출력한다 (by 워드프레스 튜터LMS 수료증 기능)
이 모든 과정에서 우리 회사가 할 일이 없습니다.
우리 회사의 탁월한 강사님들은 그저 콘텐츠만 더 잘 만들고, 주기적으로 더 나은 강의로 업데이트를 하면 됩니다.
아 물론 마케팅에도 더 신경을 써야겠지요 ^^